今日は、岐阜市の社労士事務所様で小集団活動の発表会でした。
職場をベースとした8チームに加えて、部門横断の内勤、外勤の2チームも活動を発表されました。
どれもちょっとした「やりにくさ」「使いにくさ」「これイヤだな」といった職場の意見からスタートするカイゼン事例。
そして発表の多様さと面白さは、まるで、お祭りのようにわくわくさせるものでした。
いくつか事例を紹介します。
職場環境のカイゼンにおいては、
・シュレッダーのダストボックスを空にする作業をつい後回しにして、紙粉が舞い散って余計な掃除が必要になる
⇒裁断枚数をカウントして「そろそろ捨ててください」アラームを出すしくみを考案し早めに処理し余分な掃除がなくなった
・以前から気になっていた新聞ストッカー、段ボール置き場、給湯室のカイゼン、そしてコピー機周りには3つのチームが関わり、カイゼンを完了させて、ストレスが減り、スペースの使い方もぐっと効率的になった
皆が共有で使う発送台に、便利な工夫
・発送ルールをまとめた「見える化ボード」
・便利で使いやすい「郵便作業台」
どちらも見やすさ、使いやすさを良く考えられていました。
外勤者が不便を感じていたガソリンカード。
・使えるガソリンスタンドが一部に限られていた
⇒ カードを変えて沢山のスタンドで使えるようになった
外勤合同チームによる棚や書類の5S活動、そして
内勤合同チームの電子データの5S活動
⇒ ペーパーレス化と職場環境の整備が進む素晴らしい取り組みです。
業務そのもののカイゼンも数多く進められました。
たとえば、次のような改善がありました。
・請求や勤怠に関するマニュアル整備
・助成金を調べるための便利なツールアプリ製作
・外勤から内勤への賃金依頼方法、依頼置き場のカイゼン
⇒ 賃金フォルダへの保存ルール化でスムーズに！
⇒ 賃金アプリも進行中！
など
お客様への付加価値向上につながる素晴らしいカイゼンもありました。
・社会保険や雇用保険の未加入者を簡単に把握し、加入をサポートするためのアプリを製作
・公文書のメール配信サービス「メールワイズ」の利用をお客様にも促進！活用ルールを整備し、適用事業所の見える化で印刷コストも大幅削減。
お客様も環境にもやさしいカイゼンです。
これらの活動から学んだことは？
・小集団活動を行うことで長年の課題を簡単に乗り越えられた
・ひとつカイゼンすると、そこから次々と他のカイゼンが生まれる
・まず言ってみること。やってみること、すると協力者が現れてムリだと思われたことも実現できる
・カイゼンから職場が綺麗になり、コミュニケーションも増えて良いことばかりだった
・仕事の効率が明らかに良くなり伝えることの大切さを知った
など
このような職場や業務カイゼンのしかたについては
以下が参考になります。
働き方改革実現のための「生産性向上・業務改善」
