今日は横浜市の会社様へ〜天候が懸念されましたがスムーズに来れました。
業務改善の研修と言わずに、
カイゼンワークのコツ説明会と呼んでいます。
あらためて業務改善/カイゼンワークはどういう活動なのでしょうか。
職場を主体とした少人数チームで
困りごとを出し合うことから
業務改善を実現させます。
たとえば、
スタッフ職場の例では、
・名刺フォルダが整理されておらず、外注や購買先の担当者が誰なのかを一つ一つ尋ねる必要があった
・支給品の発送も手間がかかり、詰め替え作業が必要
・品目分類も誤登録が多く、処理済みの帳票や請求書が点在
・商談室が別の建屋にあるため、歩くムダ。
また、面談相手と出くわすことが気まずい
・電話やメール、Faxなど他部門とのやり取りが多く、集中が難しい
・仮伝票の発行が多い
・手書きや転記作業が増えている
など
この段階では、
解決策は提案しません。
これらの課題をまず一覧表を作成し職場内で共有します。
すると、
皆が思っていたことが共有され、プチ感動が広がります。
職場の一体感が生まれ、コミュニケーションが活発になります。
簡単に対応できることは皆で分担して取り組み、すぐに改善します。
解決が難しい課題については後回しにしておきます。
ミーティングを通じて相談し合う風土が醸成され、
結果的に無駄な悩みが減少し、生産性が向上します。
変化の前と後で見てみましょう。
・納期回答依頼書がPDFと紙で手間がかかり、数字も読みにくかった課題は、
PDFをエクセルに変換するツールを導入することで解決されました。
・名刺フォルダの整理不足や、外注先・購買先の担当者情報の不明瞭さに対しては、データベースに情報を入れて全員で共有することで改善されました。
・過去の発注履歴の把握が難しかった課題については、生産管理システムに検索画面を導入し、発注履歴を簡単に検索できるようになりました。
このように、カイゼン活動を通じて問題が解決し、
効率と効果が向上していく活動から、
「言えない」「やれない」職場風土が
「言える」「やれる」職場風土に短期間で変わっていきます。
今回は既に活動が
スタートしている状態から、
・ムダとり
・二次カイゼン
・後戻り防止としての標準化
・すぐできないカイゼンへの対処法
(問題解決8ステップ)
・シェア会の準備
などのコツを説明しました。
既にたくさんのカイゼンネタ出しから
完了も多くなされていて
それらの紹介もあり、
とても楽しくも学べる場になりました。
業務改善については
以下のメルマガをご参照ください。
●働き方改革実現のための「生産性向上・業務改善」メール無料セミナー
