今日は、京都の会社様にて、テーマ解決型小集団活動発表会でした。
こちらの会社様では、
小カイゼン型とテーマ解決型を両立して取り組まれています。
この両立した活動は弊社がサポートしている会社様以外ではとても少ないのですが
非常にお勧めです。
今の時代が求める旬のテーマ、他部門との協働テーマ、全員が関われる工夫、
業務の属人化脱却、標準化、DX化などわくわくする活動がいっぱいあり
素晴らしい時間になりました。
たとえば
・属人化していた大事な値決め業務を誰でもできるようにした
・ワーストに多かった結線、梱包のクレームが今年発生殆ど発生ゼロ
・量の多い製品、4M変更直後の製品について作業者さんと話し合いながら２次カイゼン、３次カイゼンにつなげてポカミスゼロにした
・装置配線の改善から配線加工工数、材料費とも3/4にした
など
そのなかでも問題解決手順を活用して業務改善を行う際の
お手本になるような生産管理部門の事例がありましたのでご紹介します。
テーマは
「 工程管理業務の工数削減」
業務の5～6割を占めている工程管理業務を削減し、
改善などの活動へのシフトを目指すもの。
目標は部門目標への貢献を考えて、
400時間の削減を目標値に設定しました。
・繰り返し行う定型業務から、
「現場/サプライヤーとのやり取り」をターゲットに決めました。
「現場/サプライヤーとのやり取り」業務から負担が大きいと感じている業務を
感覚的に順に5つ挙げてもらう形でアンケートを実施。
そのなかで
全員の意見出しから
「外部倉庫への入出庫指示/入庫業務、加工指示、製品移動」
に絞りこみしました。
目標は部門目標への貢献から
400時間を目標設定にしました。
外部倉庫への指示に時間がかかる要因は何なのでしょうか？
メンバー全員で要因を出しあい
重要要因として以下に絞られました。
・紙ベースでの処理と、移動指示の工数が多い
（なぜか）現品票のような資料の印刷や押印に工数がかかっている
・部材支給の連絡する際、明細表の作成に工数がかかっている
・独自のやり方が引き継がれて属人化している
そこで対策立案として
・印刷～押印処理の削減。ペーパーレス化、
・現品票のような資料の印刷など受入処理のペーパーレス化
・部材支給の連絡をする際、マクロを活用する
・メールの自動送信はRPAのツールを活用。
合計で年間475時間の削減
ターゲットにした外部倉庫との入出庫やり取りの時間短縮以上に、
外部倉庫への製品加工指示、倉庫への製品移動指示の時間も短縮された。
今後の課題として
・製品の製造方法やサプライヤーが異なるため、ある程度の業務手順の違いはあるものの、
今後は手順の標準化や属人化の解消といった改善を軸に進めることで全体の改善にも繋げていこうと思います。
このテーマを大きな項目に絞り込んで
全員から意見を出しあい解決につなげるステップは（効率よく効果を出す）業務改善のお手本です。
発表会では
事例と効果だけでなく「活動からの学び」も
共有していただいてます。
・ルールを明確化することによって属人化を防ぐ仕組みつくりができた
・問合せ対応時間の削減につなげることができた
・メンバー全員でカイゼンを行い凄く達成感が感じた
・細かなことまで目がいくようになった
・カイゼンの意識が高くなった
・柔軟な考え方の必要性がわかった
・意見を最後まで聞くことから信頼ができる
このような人が成長することから大きな成果が継続されます。
業務改善については
以下のメルマガをご参照ください。
●「働き方改革」「生産性向上」を実現する業務改善の進め方
