京都の会社様へ〜小集団活動発表会。
今回はテーマ改善の部！
どの発表も良くまとまっており、各チームが実践的で価値のある活動に取り組んでいることが伝わりました。
それぞれのテーマは業務の大切なところで、特に、問題解決の手順やQCツールが効果的に活用されている点が印象的でした。
そして、そのプロセスにおいてチーム全員の意見を取り入れながら進めている様子がよく伝わり、小集団活動の素晴らしさを感じました。
この貴重な学びの場を通じて、以下の3つのポイントを振り返ります。
・コラボレーションと職場横断
組織横断チームが多く、異なる職場や部署との連携を通じて新しいアイディアや解決策が生まれてきました。
たとえば、
購買業務の効率化に向けた取り組みとして、購買、生産管理、事業企画を横断するチームがありました。
こちらでは多くの女性が活躍できる環境が整っています。
手配入力から納品までのプロセスをポストイットで可視化し、業務の棚卸しを行い、時間のかかっている業務についてターゲットを決めて改善されました。
たとえば、納期確認に関しては、品目ごとの指定納期から基準決めて自動でメールを送る納期督促ツールをつくられました。
さらに、工程写真の依頼を自動化、部材引当状況の可視化などで
年間で1600時間以上の業務時間を効率化する効果を上げています。
・属人化脱却
属人化(この人でないとわからない、人によってバラバラ)を解消するため、情報共有や業務の標準化を進め、業務の効率化を図った事例が多く見られました。
たとえば、
生産計画立案が属人化していたのを各担当者が持つ手法の中から最適なやり方を共有し、それをさらに自動化する取り組みが行われました。
その過程で、負荷状況の見える化と平準化、更に、現場任せだった配線図作成も標準化しました。
また、サプライヤー管理が属人化していた問題に対しては、データ構造を整備することで、一人に依存せず、誰でも対応できる体制を構築することに成功しました。
・自動化
上記の取り組みに加え、ツールの活用やRPA、マクロなどの自動化が各職場で広く取り入れられています。
この3～4年で、それらを使いこなせる人が増え、大変心強く感じています。
具体的には、以下のような事例などありました。
・化学物質情報算出ツール
化学物質に関する情報を効率的に算出し、業務負担を軽減。
・業務依頼の読み込み自動化
業務依頼の内容を自動で読み込み、対応のスピードアップを実現。
・営業からの問い合わせ対応ツール
問い合わせに迅速かつ的確に対応する仕組みを導入。
など。
これらのツールや自動化の導入により、各職場での業務効率が飛躍的に向上しています。
今後もこれらの技術を活用できる人材をさらに増やし、職場全体のスキル向上と生産性向上を目指していきましょう。
そして、それらを楽しく、着実に行えるのが小集団活動です。
しかしながら
小集団活動が昭和から続くやり方そのままで
現実には上手くいっていない会社も多くあります。
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