一面からしか見ていない業務改善
意外と？
知られていない『業務改善の進め方の原則』
を紹介します。
営業の仕事を例に考えてみます。
たとえば、
訪問準備
↓
訪問（面談）
↓
営業報告作成
という営業の
業務フローを
考えてみます。
改善として、
たとえば
・「訪問準備」のチェックリストをつくって
準備を、素早く抜けなく、できるようにする。
・「面談」のヒアリングシートをつくって
限られた時間で必要な情報を聴き出せるようする。
・「営業報告」のフォームを簡素化して
簡単に報告できるようにする。
これらは、良い改善ですが
ある一面からしか見ていない改善とも
言えます。
上記は、
営業の正味作業の改善です。
正味作業って何？
簡単に言えば、付加価値を生む作業ですが、
ここでは、
業務フローに名前が
のってくる作業と考えます。
すなわち
「訪問準備」「面談」「営業報告」
に着眼した改善です。
改善の着眼にはもう一つあります。
それは、
業務フローには出てこない
付帯作業の改善です。
たとえば、
「移動する」
「運ぶ」
「歩く」
「探す」
「間違える」
「迷う」
など
これらは普通の業務フローには出てきません。
付帯作業の改善の例としては、
・顧客資料の必要なものだけを順序良くファイリングして
探す時間を減らした。
・訪問計画を工夫して
移動時間を減らした。
・営業報告の用紙の置き場を隣りにして
取りに歩くのをなくした。
などがあり得ます。
大事なことは、この２つの着眼から
バランス良く、
改善することですね。
現場の方々不在の
プロジェクト型の改善活動ですと、
正味作業の改善しか
目に入っていないケースがあります。
多くの職場においては、
・正味作業が３割
・付帯作業が７割
くらいだと思います。
従い、正味作業はそのままでも、
付帯作業の改善だけでも
３ヶ月くらい集中してやった方が
成果が上がることが多いのです。
また、正味作業は品質に直結しています。
従い、改善するリスクが多少でもありますが、
付帯作業はまったくのムダなことが多いので、
改善のリスクはほとんどありません。
それなので、どちらかと言えば
付帯作業の改善を優先すべきなのです。
そして、
付帯作業にどんなものが
あるかの多くは、
現場の方々でないと
わかりません。
それが、業務改善に
現場の方々にも参加してもらう理由の一つです。
知られていない『業務改善の進め方の原則』
を紹介します。
営業の仕事を例に考えてみます。
たとえば、
訪問準備
↓
訪問（面談）
↓
営業報告作成
という営業の
業務フローを
考えてみます。
改善として、
たとえば
・「訪問準備」のチェックリストをつくって
準備を、素早く抜けなく、できるようにする。
・「面談」のヒアリングシートをつくって
限られた時間で必要な情報を聴き出せるようする。
・「営業報告」のフォームを簡素化して
簡単に報告できるようにする。
これらは、良い改善ですが
ある一面からしか見ていない改善とも
言えます。
上記は、
営業の正味作業の改善です。
正味作業って何？
簡単に言えば、付加価値を生む作業ですが、
ここでは、
業務フローに名前が
のってくる作業と考えます。
すなわち
「訪問準備」「面談」「営業報告」
に着眼した改善です。
改善の着眼にはもう一つあります。
それは、
業務フローには出てこない
付帯作業の改善です。
たとえば、
「移動する」
「運ぶ」
「歩く」
「探す」
「間違える」
「迷う」
など
これらは普通の業務フローには出てきません。
付帯作業の改善の例としては、
・顧客資料の必要なものだけを順序良くファイリングして
探す時間を減らした。
・訪問計画を工夫して
移動時間を減らした。
・営業報告の用紙の置き場を隣りにして
取りに歩くのをなくした。
などがあり得ます。
大事なことは、この２つの着眼から
バランス良く、
改善することですね。
現場の方々不在の
プロジェクト型の改善活動ですと、
正味作業の改善しか
目に入っていないケースがあります。
多くの職場においては、
・正味作業が３割
・付帯作業が７割
くらいだと思います。
従い、正味作業はそのままでも、
付帯作業の改善だけでも
３ヶ月くらい集中してやった方が
成果が上がることが多いのです。
また、正味作業は品質に直結しています。
従い、改善するリスクが多少でもありますが、
付帯作業はまったくのムダなことが多いので、
改善のリスクはほとんどありません。
それなので、どちらかと言えば
付帯作業の改善を優先すべきなのです。
そして、
付帯作業にどんなものが
あるかの多くは、
現場の方々でないと
わかりません。
それが、業務改善に
現場の方々にも参加してもらう理由の一つです。
